Eine sehr praktische Funktion in Word ist die Erstellung von Serienbriefen. Dabei kannst du mit einer Datenquelle und einer Textvorlage ganz schnell und einfach Sendungen erstellen, ohne jeden Brief einzeln zu bearbeiten.
Serienbrief erstellen in Word – Erste Schritte
Für einen Serienbrief öffnest du ein neues Dokument in Word und schreibst eine Vorlage, in der alle wichtigen Informationen und Formatierungen stehen.
Anschließend klickst du oben im Menüband auf den Punkt „Sendungen“ und siehst dann dieses Band.
Hier findest du alle wichtigen Aktionen, die du für eine Erstellung von Serienbriefen benötigst. Als erstes startest du den Seriendruck und wählst in diesem Fall „Normales Word-Dokument“.
Anschließend kannst du die Empfängerliste bearbeiten, Seriendruckfelder einfügen und bestimmte Vorlagen und Regeln nutzen. Das alles ist denkbar einfach.
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Empfänger auswählen und Empfängerliste bearbeiten
Für die Empfänger des Serienbriefs hast du nun mehrere Möglichkeiten. Du kannst eine vorhandene Liste nehmen, eine neue erstellen oder Kontakte aus Outlook suchen.
Eine neue Liste kannst du direkt in Word eingeben und diese danach speichern und in anderen Dokumenten wiederverwenden. Eine weitere Möglichkeit ist es, eine Excel-Adressliste zu verwenden.
Mit einem gut gepflegten Adressbuch in Outlook kannst du die Serienbriefe später verschicken. Nachdem du die Quelle gewählt hast, kannst du noch deine Empfängerliste bearbeiten und einzelne Personen auswählen.
Seriendruckfelder einfügen
Nun kommt der eigentlich wichtige Teil, in dem du deine Vorlage mit Seriendruckfeldern ausstattest, um die Empfänger beim Druck ersetzen zu lassen. Hierfür bietet Word verschiedene Optionen im Menüband.
Du kannst den Adressblock auch händisch einfügen, aber Word bietet dir hier eine Vorlage.
Anschließend kannst du verschiedene Elemente aus deinem Anschreiben entfernen. Du kannst dir immer mit der Schaltfläche „Vorschau Ergebnisse“ ansehen, wie es aussehen wird.
Natürlich kannst du auch die anderen Bereiche ändern wie eine Grußzeile und einzelne Seriendruckfelder. Sei kreativ und probiere ein bisschen herum. Damit lassen sich immer die meisten Sachen entdecken und es ist wirklich nicht schwer.
Fortgeschrittene Aktionen in Serienbriefen in Word
Eine klassische Anwendung für noch bessere Serienbriefe ist die Möglichkeit, mit Regeln und Blöcken zu arbeiten, um beispielsweise automatisch die Anrede zu gestalten oder einen fertigen Adressblock zu nutzen. Hierzu habe ich dir zwei Videos auf YouTube verlinkt.
Damit wird dein Brief noch individueller, weil deine Adressaten korrekt als Herr, Frau oder Damen und Herren angeschrieben werden.
Du kannst mit Hilfe der Seriendruckfelder beispielsweise Bilder, Unterschriften und Logos austauschen, um individuellere Serienbriefe in Word zu erstellen.
Viel Spaß mit Serienbriefen und danke für deine Zeit!
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