Wie funktioniert das Versenden der E-Rechnung und wie lange dauert die Bearbeitung?

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Das Versenden einer E-Rechnung ist einfach und effizient. Dadurch ist die Bearbeitung auch oft schneller als die konventionelle Papierrechnung. Ein paar rechtliche Dinge musst du aber bedenken bei deiner E-Rechnung.

Wie funktioniert das Versenden der E-Rechnung?

Das Versenden ist relativ einfach, vor allem, wenn du ein Programm wie papierkram.de nutzt.

Hier sind die Schritte:

1. Erstellung der E-Rechnung: Erstelle die E-Rechnung in einem strukturierten Format wie XML. Mit papierkram.de kannst du das ganz einfach machen, indem du die notwendigen Daten eingibst und das gewünschte Format auswählst.
2. Prüfung der Rechnung: Überprüfe die eingegebenen Daten, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist.
3. Versand der E-Rechnung: Sende die E-Rechnung direkt aus dem System an den Empfänger. Dies geschieht in der Regel per E-Mail oder über spezielle Plattformen, die für den Austausch von E-Rechnungen vorgesehen sind[1].
4. Empfang und Verarbeitung: Der Empfänger erhält die E-Rechnung und kann sie automatisch in sein Buchhaltungssystem einlesen und verarbeiten[2].

Rechtliche Anforderungen für E-Rechnungen

Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland folgende rechtliche Anforderungen für E-Rechnungen[3][4]:

1. Echtheit der Herkunft: Die Identität des Rechnungsausstellers muss gewährleistet sein.
2. Unversehrtheit des Inhalts: Der Inhalt der Rechnung darf während der Übermittlung nicht verändert werden.
3. Lesbarkeit: Die Rechnung muss für Menschen lesbar sein.
4. Strukturiertes Format: Die Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format wie XML vorliegen, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 sind zulässig[4].

Bearbeitungsdauer einer E-Rechnung

Die Bearbeitungsdauer einer E-Rechnung kann variieren, abhängig von verschiedenen Faktoren:

1. Automatische Verarbeitung: Da E-Rechnungen automatisch verarbeitet werden, erfolgt die erste Rückmeldung über den erfolgreichen Empfang in der Regel sofort[2].
2. Rechnungsprüfung: Die eigentliche Prüfung der Rechnung kann je nach Empfänger unterschiedlich lange dauern. In der Regel ist dieser Prozess jedoch schneller als bei Papierrechnungen, da keine manuelle Eingabe erforderlich ist[2].

Insgesamt bietet die E-Rechnung eine schnellere und effizientere Bearbeitung im Vergleich zu traditionellen Papierrechnungen.

Quellen

1. Wie lange dauert die Implementierung eines E-Rechnungssystems in einem Unternehmen?
2. E-Rechnungsportal – Dienst Einstiegsseite – Schleswig-Holstein
3. Die neue E-Rechnung ab 2025: Wichtige Informationen – IHK_DE
4. Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung